Comment optimiser votre temps au travail avec Zoom AI Companion

Chez Zoom, l’innovation est inscrite dans notre ADN, et l’IA est intégrée pour vous aider à créer la journée de travail idéale. Mais à quoi pourrait ressembler une telle journée exactement ?

Pour la plupart des gens, la journée idéale ne comporte pas de tâches répétitives comme répondre aux e-mails, assurer le suivi des chats ou prendre des notes pendant les réunions. Pourtant, dans bien des cas, nous consacrons une bonne partie de notre temps à ces tâches. Selon une récente enquête menée par Morning Consult pour le compte de Zoom* :

• 58 % des employés passent au moins une heure par jour sur les messages, les e-mails et les suivis.
• 64 % des responsables déclarent ne pas avoir suffisamment de temps dans la journée pour finir tout leur travail.
• 52 % des employés et 67 % des responsables indiquent qu’ils dépassent souvent la journée de travail standard (8 heures).

Avez-vous une idée du temps que vous pourriez gagner et de ce que vous pourriez accomplir si vous étiez aidé dans ces tâches ? C’est là que Zoom AI Companion intervient.

Nous avons lancé Zoom AI Companion, votre assistant basé sur l’IA générative sur la plateforme, il y a quelques semaines seulement. Depuis, nous avons introduit plusieurs nouvelles fonctionnalités, toutes conçues pour favoriser la productivité et la collaboration, et nous avons encore d’autres innovations prévues pour les prochains mois. 

Avec toutes ces fonctionnalités basées sur l’IA à portée de votre main, votre journée de travail va évoluer. Voyons à quoi elle pourrait ressembler avec AI Companion à vos côtés :

Une journée sans prise de notes

Dans une réunion, le rôle du preneur de notes peut être pénalisant. Vous perdez du temps, vous n’êtes plus tout à fait attentif aux discussions et vous n’y participez pas pleinement. Un instant d’inattention pourrait vous faire rater une information essentielle. De plus, selon l’application que vous utilisez, la transmission des notes aux autres participants peut s’avérer difficile ou chronophage.

Avec AI Companion, vous n’aurez plus jamais à prendre des notes. D’un simple clic, AI Companion peut générer une synthèse de la réunion, vous laissant libre d’écouter les discussions et d’y participer, avec l’assurance que votre assistant basé sur l’IA notera les points essentiels et les mesures à prendre. Vous pouvez même ajuster vos paramètres de sorte qu’AI Companion génère automatiquement une synthèse de chaque réunion que vous organisez, pour ne plus avoir à l’activer systématiquement.

À la fin de la réunion, AI Companion vous envoie la synthèse par e-mail. Vous pouvez ensuite la transmettre facilement, soit par e-mail aux destinataires de votre choix, soit en ajustant vos paramètres de manière à l’envoyer automatiquement à tous les participants. Vous pouvez rayer ce point de votre liste de tâches !

Une journée où l’on gagne du temps

Quand vous vous installez le matin à votre bureau, vous avez sans doute une montagne d’e-mails et de chats à traiter. Vous prenez le temps de lire chaque fil de discussion, mais cette tâche peut devenir écrasante si le nombre de messages non lus ne cesse d’augmenter. Sans compter que vous devez répondre à certains messages et recontacter certaines personnes.

Vous n’avez que quelques minutes pour rédiger à la hâte vos e-mails et vos chats, car vous ne pouvez pas y consacrer plusieurs heures. AI Companion peut générer des messages complets à partir d’une simple invite. Vous pouvez modifier ces messages manuellement ou formuler des commentaires sur la longueur et le ton de la réponse jusqu’à ce que celle-ci vous convienne. 

 

AI Companion peut également vous être utile quand vous avez un grand nombre de messages à rattraper dans un fil de discussion. Sur simple clic, il peut vous fournir une synthèse qui vous donnera rapidement le contexte dont vous avez besoin, sans que vous ayez à lire l’intégralité des messages.

Quand vous venez à bout de votre boîte de réception plus rapidement, vous avez plus de temps à consacrer aux opérations stratégiques, aux projets qui vous passionnent, au mentorat d’un collaborateur ou à vos proches après le travail.

Une journée qui booste votre créativité

L’inspiration vient parfois difficilement, à cause de la routine qui nous accapare ou du manque de temps pour trouver de nouvelles idées. Vous et votre équipe avez peut-être du mal à lancer les brainstormings ou à organiser vos idées de façon cohérente.

Avec notre nouvelle fonctionnalité AI Companion, il vous suffit d’ouvrir un tableau Zoom Whiteboard et de saisir une invite. AI Companion génère alors des idées sur des petites fiches pour lancer votre séance de brainstorming. Une fois que vous avez ajouté vos propres idées, AI Companion peut vous aider à les trier par thème d’un simple clic. 

Une journée sans stress lié aux réunions

Lorsque le planning déborde de réunions, il est difficile de trouver du temps à consacrer au travail proprement dit. Cependant, quand vous ratez une réunion, vous devez prendre le temps de visionner son enregistrement plus tard (si tant est qu’un enregistrement existe). Dans certains cas, vous participez aux réunions, mais vous n’écoutez que d’une oreille, et cette méthode de travail est loin d’être efficace. 

Avec AI Companion, vous pouvez obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin à partir de l’enregistrement d’une réunion. Lorsque l’organisateur d’une réunion active l’enregistrement intelligent, AI Companion peut diviser automatiquement l’enregistrement cloud en chapitres pour faciliter son visionnage. Ainsi, vous pouvez rapidement voir les principaux sujets abordés, passer en revue les informations importantes dans les moments forts de la réunion et lire les prochaines étapes prévues pour prendre les mesures appropriées.

Enfin, si vous arrivez en retard à une réunion, inutile de vous inquiéter, car AI Companion peut vous aider à rattraper ce retard sans interrompre la discussion. Si l’organisateur de la réunion a activé cette fonctionnalité, vous pouvez poser des questions concernant la réunion en cours à AI Companion, par exemple pour savoir ce qu’il s’est passé avant votre arrivée, si votre nom a été mentionné ou si des tâches ont été attribuées.

Cela semble vraiment formidable, n’est-ce pas ? Et bien, cette journée de travail idéale n’a rien d’une anticipation. Vous pouvez en profiter dès à présent. Les fonctionnalités d’AI Companion sont là pour transformer votre journée de travail, sans frais supplémentaires avec les services payants associés à votre compte d’utilisateur Zoom**. 

Si vous disposez déjà d’un forfait payant éligible, consultez notre guide de mise en route d’AI Companion, sans frais supplémentaires. 

Vous avez également la possibilité de passer à l’un de nos forfaits payants pour bénéficier des avantages d’un assistant IA dans votre travail quotidien.

* Résultats fondés sur une enquête en ligne organisée auprès de 11 023 travailleurs intellectuels à plein temps aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie. Enquête réalisée par Morning Consult pour le compte de Zoom Video Communications, Inc., entre le 10 et le 25 août 2023.

** Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité.