12 tính năng làm việc theo hình thức kết hợp của nền tảng Zoom mà có thể bạn đang bỏ lỡ

Dù ngày làm việc của bạn bắt đầu tại văn phòng, tại nhà hay nơi nào đó ở giữa hai nơi, thì rất có khả năng công việc hàng ngày của bạn sẽ bao gồm một loạt nhiệm vụ như sau:

• Mở ứng dụng lịch để xem lại lịch trình cả ngày 
• Đăng nhập vào email
• Kiểm tra các ứng dụng trò chuyện hoặc tin nhắn
• Đăng nhập vào các công cụ Quản lý quan hệ khách hàng hoặc quản lý dự án
• Trò chuyện với các thành viên nhóm
• Tham dự một cuộc họp (trực tiếp hoặc trực tuyến)
• Xây dựng bản đồ tư duy hoặc giải quyết vấn đề cho ý tưởng tuyệt vời tiếp theo

Dù nghe có vẻ đơn giản nhưng cách tiếp cận này có thể nhanh chóng dẫn đến việc tốn thời gian chuyển đổi vô cùng đáng sợ nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc chuyển đổi giữa vô số các thẻ trình duyệt hơn là làm việc thực sự. Nhưng nếu có một cách dễ dàng hơn thì sẽ ra sao? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể làm việc năng suất hơn tại một nơi duy nhất, trên một nền tảng duy nhất? 

Nhờ Zoom, thật dễ dàng để kết nối, cộng tác và hoàn thành mọi việc trên nền tảng cộng tác tích hợp mọi tính năng của chúng tôi. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách mà một số tính năng làm việc theo hình thức kết hợp mới nhất của chúng tôi có thể đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn và tạo ra năng suất lớn hơn.

1. Zoom Calendar
2. Zoom Mail
3. Zoom Team Chat
4. Thư viện thông minh
5. Zoom Whiteboard
6. Trò chuyện liên tục trong cuộc họp 
7. Tóm tắt cuộc họp và soạn trò chuyện với Zoom AI Companion
8. Zoom Huddles
9. Đặt trước không gian làm việc trên Zoom
10. Zoom Scheduler
11. Zoom Revenue Accelerator
12. Zoom Contact Center

Nếu bạn cũng giống như hầu hết chúng tôi thì chắc hẳn bạn không thể bắt đầu một ngày mà không truy cập trực tuyến để mở lịch trình hằng ngày và đọc qua các email. Nhưng bạn sẽ dễ dàng bỏ lỡ một sự kiện quan trọng nếu email và lịch của bạn thuộc hai cửa sổ riêng biệt. Zoom Calendar và Zoom Mail được tích hợp trực tiếp vào các ứng dụng Zoom trên máy tính và thiết bị di động, giúp bạn quan sát lịch trong khi kiểm tra email từ cùng một ứng dụng. Trên thực tế, trình xem lịch của bạn có thể luôn hiển thị dù bạn đang sử dụng điện thoại, trò chuyện với đồng nghiệp, vẽ trên bảng trắng hay khởi chạy một cuộc họp; nên bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ sự kiện nào.

Với thư và lịch được cập nhật, hãy đến mục Trò chuyện nhóm để bắt kịp các chủ đề và kênh trò chuyện ưa thích của bạn kể từ lần đăng nhập trước. Dù được sắp xếp theo tên nhóm, hội thoại cá nhân, dự án hiện tại hay đội thể thao yêu thích, các kênh Trò chuyện nhóm của bạn đều được tích hợp ngay trong ứng dụng Zoom.

Chúng tôi không chỉ đề cao Trò chuyện nhóm cho hoạt động trò chuyện, mà rất có thể đây còn là nơi bạn dành rất nhiều thời gian trong ngày của mình. Không chỉ đơn giản là một công cụ nhắn tin tức thì, Trò chuyện nhóm là điểm đến cộng tác để chia sẻ tệp (và các ảnh động) đồng thời truy cập các ứng dụng kinh doanh như Asana, Jira và Salesforce. Bạn có thể ghi tin nhắn dạng video hoặc âm thanh và truyền đạt cập nhật trạng thái cho các dự án. Ngoài ra, nếu cuộc trò chuyện kéo dài hơn mong đợi của bạn, đừng ngần ngại bắt đầu cuộc họp Zoom hoặc gọi trực tiếp qua Zoom Phone từ cửa sổ trò chuyện để tiếp tục cuộc hội thoại mà không cần đánh máy nhiều.

Bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp đầu tiên trong ngày của mình chưa? Đây là nơi mà khả năng quan sát lịch của bạn liên tục trở nên đặc biệt hữu ích. Bạn vẫn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thẻ lịch giữa rất nhiều cửa sổ trình duyệt ngay cả khi có các thông báo bật lên. Nhưng bên trong ứng dụng Zoom, bạn có thể tham gia sự kiện tiếp theo của mình từ lịch ở thanh bên bằng một cú nhấp chuột, kiểm tra chương trình cuộc họp và các tệp, đồng thời xem những ai đã tham gia.

Sau khi bạn đã vào Cuộc họp Zoom, bạn có thể thấy lạc lõng nếu các đồng nghiệp của bạn đang cùng ngồi trong phòng hội nghị tại công ty. Nhưng nhờ có Zoom Rooms, bạn vẫn có thể tận hưởng việc tham gia trải nghiệm phòng hội nghị trực tuyến thu hút, xóa nhòa ranh giới giữa người dự thính trực tiếp và người dự thính từ xa. 

Chỉ cần khởi chạy tính năng thư viện thông minh của Zoom Rooms để phóng to người tham gia và chia họ vào những ô video riêng lẻ để tương tác tốt hơn. Bằng cách này, bạn sẽ có cảm giác như tất cả mọi người đều đang ở cùng một nơi. Sắp ra mắt phiên bản beta công khai, tính năng điều khiển thông minh giúp bạn tìm ra những góc tốt nhất giữa những người tham gia trực tiếp để bạn có thể tận hưởng trải nghiệm cuộc họp chất lượng cao mà không cần phải nhìn chằm chằm vào gáy ai đó. 

Khi các cuộc họp diễn ra và các ý tưởng bắt đầu tuôn trào, đừng để nỗ lực làm việc của bạn bị đánh mất. Hãy mở Bảng trắng Zoom ngay trong Cuộc họp Zoom hoặc ứng dụng Zoom để ghi lại những ý tưởng tuyệt vời tại không gian cộng tác chuyên biệt. Bạn cần dữ liệu đầu vào từ những người khác? Chia sẻ bảng trắng của bạn cho kênh Trò chuyện nhóm để truy cập nó ngay khi cần.

Thậm chí tuyệt hơn là công cụ Trò chuyện nhóm sẽ tạo một kênh trò chuyện duy nhất cho Zoom Meetings của bạn, với tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp để lưu lại các tương tác của bạn. Giờ đây bạn có thể chia sẻ thông tin trước, trong và sau cuộc gọi đến trong chuỗi trò chuyện được dành riêng cho cuộc họp của bạn. Bạn đã bỏ lỡ hình động vui nhộn? Không thể nhớ hết những người đã tham dự? Với tính năng trò chuyện liên tục, cuộc trò chuyện và chi tiết trong Zoom Meetings của bạn được lưu giữ để tham khảo dễ dàng sau mỗi cuộc gọi, giúp bạn tiếp tục hoạt động cộng tác ngay cả khi cuộc họp kết thúc. 

Có lẽ bạn cần tham khảo một cuộc họp nhưng không thể tham dự hoặc chỉ cần xem lại một phần cuộc hội thoại. Điều này giúp người bạn đồng hành thông minh Zoom AI Companion của chúng tôi trở thành người bạn mới tốt nhất của bạn. Sử dụng công cụ ghi lại cuộc họp thông minh với Zoom AI Companion, bạn có thể phát lại bản ghi trong các chương được phân đoạn để truy cập những khoảnh khắc cụ thể, những điểm nổi bật của cuộc họp hoặc các mục hành động đáng chú ý.

Hoặc nếu bạn bỏ lỡ hoàn toàn một cuộc họp và chỉ cần phần tóm tắt mà không muốn xem lại cả cuộc họp, chức năng tóm tắt cuộc họp với tính năng Zoom AI Companion (bản dùng thử miễn phí cho khách hàng của một số gói chọn lọc**) sẽ tạo một bản tóm tắt cuộc họp và ghi lại các bước tiếp theo để bạn chia sẻ với những người khác thông qua email, Zoom Team Chat hoặc Zoom Calendar.   

Sau khi kết thúc cuộc họp, hãy thử sử dụng chức năng soạn Trò chuyện nhóm với tính năng Zoom AI Companion (bản dùng thử miễn phí cho khách hàng của một số gói chọn lọc**) để đưa ra các câu trả lời nhanh hoặc các bước tiếp theo. Bằng cách sử dụng AI tạo sinh, công cụ soạn thảo thông minh của chúng tôi giúp bạn soạn các tin nhắn dựa trên các cuộc hội thoại trong Trò chuyện nhóm để bạn tạo đúng tin nhắn phù hợp, giúp làm việc hiệu quả hơn.

Dù bạn yêu thích hay ghét làm việc theo hình thức kết hợp, phần lớn chúng ta đều nhớ thời gian nói chuyện trong phòng giải lao hoặc những cuộc hội thoại ngẫu hứng trong văn phòng sau bữa trưa. Nếu bạn cảm thấy bản thân đang cần thêm những cơ hội giao lưu với đồng nghiệp, bạn chỉ cần tạo Zoom Huddles cho riêng mình. Khởi chạy phiên hội ý chỉ với một cú nhấp và tham gia ngay vào không gian ảo công cộng, hỗ trợ video dành cho những cuộc trò chuyện nhanh với đồng nghiệp. Các phiên hội ý có thể được phân loại theo chủ đề, nhóm và chủ điểm, đồng thời mang lại trải nghiệm sống động, giúp thúc đẩy sự tham gia của nhân viên tương tự như trong các cuộc trò chuyện tự phát.

Đối với những ngày bạn muốn đến văn phòng, có một cách dễ dàng để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ điểm làm việc chung yêu thích của mình. Tính năng Đặt trước không gian làm việc Zoom cho phép bạn tìm kiếm và đặt trước không gian làm việc trước khi bạn bước vào tòa nhà. Ngồi ngay bên cạnh người cộng tác thân thuộc nhất hoặc tìm một chỗ yên tĩnh trên bản đồ số. Sau khi đặt trước không gian, hãy đến văn phòng để trải nghiệm máy tính để bàn được cá nhân hóa, đã nhận các dữ liệu liên hệ, email và lịch cá nhân của bạn truyền tới, để phản ánh không gian làm việc riêng tư, cố định của bạn.

(Xem tính năng Đặt trước không gian làm việc trong thực tế tại đây)

Nếu ngày của bạn đã kín lịch cho các cuộc họp khách hàng bên ngoài hoặc khách hàng thông thường, bạn cũng hiểu rõ sự mệt mỏi khi tìm kiếm thời gian gặp gỡ thuận tiện. Hãy quên việc gửi và nhận các email qua lại vì Zoom Scheduler, công cụ cài đặt cuộc hẹn của chúng tôi, giúp bạn tạo góc nhìn tức thì về thời gian họp khả dụng để chia sẻ với bất kỳ ai. Chỉ cần vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo các khoảng thời gian thuận tiện cho bạn và để những người khác lên lịch cuộc hẹn theo ý muốn của họ. Bạn thậm chí có thể tạo một vùng đệm giữa các cuộc hẹn dành cho thời gian nghỉ ăn trưa hoặc thời gian chuẩn bị.  

Một khi bạn đã gửi liên kết Zoom Scheduler cho khách hàng của mình, đừng quên ghi lại cuộc họp bằng công cụ cung cấp thông tin chuyên sâu về cuộc hội thoại Zoom Revenue Accelerator của chúng tôi, để tạo những thông tin chi tiết về cuộc hội thoại được AI hỗ trợ. Bạn sẽ có những ý tưởng cho các bước tiếp theo, các lĩnh vực cần cải thiện và kế hoạch chiến lược để tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn.  

Nếu một người đồng nghiệp cần kiến thức chuyên môn của bạn để giải quyết vấn đề về khách hàng, trung tâm liên hệ đa kênh của chúng tôi được tích hợp ngay trong nền tảng Zoom sẽ giúp bạn trò chuyện với các nhân viên hỗ trợ nội bộ theo thời gian thực trong khi họ cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Hoạt động trung tâm liên hệ kết hợp với nền tảng truyền thông hợp nhất của chúng tôi giúp bạn dễ dàng trải nghiệm đầy đủ lợi tức đầu tư của một nhà cung cấp tất cả mọi tính năng.  

Trong bối cảnh làm việc theo hình thức kết hợp tiếp tục phát triển, chúng ta đều tìm kiếm những cách thức làm việc năng suất, hiệu quả và hạnh phúc hơn. Nhờ Zoom, chúng ta có thể đạt được tất cả tiêu chí đó. Tìm hiểu cách tăng năng suất và khám phá những hiệu quả mới khi bạn loại bỏ thời gian tiêu tốn để chuyển đổi qua lại, đồng thời hợp nhất trải nghiệm của khách hàng và nhân viên trên cùng một nền tảng. Hãy trở thành đối tác ngay hôm nay. 

*Công cụ ghi lại cuộc họp thông minh với Zoom AI Companion đã có sẵn cho hầu hết người dùng trả phí.

**Tính năng tóm tắt cuộc họp và soạn Trò chuyện nhóm bằng Zoom AI Companion hiện chỉ khả dụng bằng tiếng Anh cho các gói Zoom Workplace (Doanh nghiệp lớn Nâng cao, Doanh nghiệp lớn, Kinh doanh Nâng cao, Kinh doanh, Chuyên nghiệp) và một số gói Zoom cũ chọn lọc (Người chủ trì được định danh của doanh nghiệp, Người chủ trì hoạt động của doanh nghiệp, Zoom Meetings dành cho Doanh nghiệp lớn, Zoom Meetings dành cho Kinh doanh, Zoom Meetings Chuyên nghiệp) – dưới dạng bản dùng thử miễn phí trong thời gian giới hạn. Có thể không dành cho một số phân khúc ngành và vị trí địa lý nhất định. 

Các tính năng dùng thử miễn phí có thể bị ngừng hoặc chỉnh sửa bất cứ lúc nào và có thể bị giới hạn mức sử dụng, bị hạn chế theo khu vực hoặc hạn chế giấy phép, đồng thời phải tuân thủ các điều khoản và điều kiện khác