Пять советов по коллективной работе, которые помогут вывести ваш рабочий день на новый уровень с помощью новых возможностей Zoom Workplace

Одна из самых больших проблем коллективной работы в современной разносторонней рабочей среде — отслеживание всей информации, которая передается между различными командами и проектами. Из-за большого количества инструментов для коллективной работы и разобщенных каналов коммуникации держать всех в курсе событий сложно. 

Хорошая новость заключается в том, что сотрудничать с коллегами, партнерами и клиентами стало намного проще с Zoom Workplace! Теперь Вы можете наполнить свой рабочий день энергией с помощью одного приложения, включающего Zoom AI Companion, нашегопомощника с искусственным интеллектом, который поможет Вам сократить переключение контекста, время, затрачиваемое на поиск информации, и недопонимание. 

Функция AI Companion встроена в Zoom Workplace и помогает составлять сообщения чата или электронные письма; упорядочивать идеи на доске сообщений и создавать сводки конференций, телефонных вызовов и сообщений чата. Эта функция позволяет не только экономить время благодаря таким возможностям, как определение приоритета сообщений голосовой почты в Zoom Phone, но и организовать слаженную работу коллектива, обозначив план дальнейших действий на конференции, что дает возможность оптимизировать рабочий процесс и максимально повысить продуктивность в рамках всей платформы.

Настоящее преимущество Zoom Workplace состоит в том, что решение помогает организовать ежедневную коллективную работу за счет более эффективного общения и реализации проектов. Далее перечислено пять действий, которые помогут вам раскрыть весь потенциал новых возможностей.

Часто конференции являются отправной точкой коллективной работы в рамках группы или проекта. Вы можете проводить повторяющиеся конференции с одними и теми же участниками каждую неделю и обсуждать ход реализации определенного проекта, и при этом нужно также следить за тем, что происходит между этими конференциями. 

Создавая новую конференцию (или серию повторяющихся конференций), убедитесь, что параметр непрерывного чата конференции включен. Этот параметр позволит создать непрерывный канал чата, который будет привязан непосредственно к идентификатору вашей конференции.

Можно заранее общаться в чате с группой, продолжить беседу уже на конференции и затем вести обсуждение между вызовами. Все документы, изображения и файлы, совместно использовавшиеся во время конференции, можно добавить на вкладку «Ресурсы» непрерывного чата конференции: они будут упорядочены по типу ресурса, поэтому все смогут легко найти нужные им материалы.

На новых, оптимизированных вкладках календаря и конференций в Zoom Workplace можно просмотреть полноценные сведения о каждой конференции, щелкнув ее карточку. Здесь можно загрузить дополнительные материалы конференции, включая повестку дня и доски сообщений, для других присутствующих. Кроме того, здесь можно общаться в непрерывном чате, а также создавать чаты с приглашенными или писать им электронные письма из карточки конференции.

Для того чтобы попробовать этот новый вид, щелкните «Настройки» в учетной записи на онлайн-портале. С помощью переключателя соответствующего параметра включите новую вкладку «Конференции» (для этого нужно подключить свой календарь Google или Microsoft 365 или воспользоваться Zoom Mail и Calendar). Затем щелкните вкладку «Календарь» в Zoom Workplace, чтобы просмотреть свой график и добавить ресурсы для предстоящих конференций или получить к ним доступ.

Как руководитель команды, вы можете упростить взаимодействие коллег, направив их в нужные группы обсуждения. Создайте общее пространство в коллективном чате и добавьте всех участников команды. Затем добавьте все каналы чата, которые могут быть для них актуальны: от каналов уровня отдела до бесед о проекте. Таким образом, все пользователи в пространстве будут автоматически добавлены в каналы, участниками которых они еще не являются. По мере расширения команды можно легко добавлять в общее пространство новых участников. Это позволит сэкономить время на их адаптации, поскольку вам не придется вручную добавлять участников в каждый канал по отдельности — им будет автоматически предоставлен доступ ко всем необходимым каналам.

Для того чтобы начать работу, перейдите на вкладку «Коллективный чат» и щелкните значок «+», а затем выберите «Общее пространство». Можно дать название пространству, добавить в него участников (можно даже добавить существующий канал) и настроить предпочтительные параметры. После создания пространства можно в дальнейшем добавлять участников и каналы в зависимости от потребностей команды.

Видеоконференции — это основа коммуникации и коллективной работы команд, особенно если сотрудники, клиенты, партнеры и поставщики находятся в разных местах. Тем не менее типичные конференции могут приедаться, что приведет к снижению уровня вовлеченности присутствующих.

Наши новые возможности Zoom Meetings делают коллективную работу проще и доступнее. Теперь можно совместно использовать и редактировать доски сообщений и заметки, а также вести коллективную работу над документами из Google Диска, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box и Microsoft Sharepoint непосредственно на конференциях, так что вам больше не придется переключаться между окном конференции и документом. Просто щелкните «Совместное использование» и перейдите на вкладку «Документы». 

Помимо этих эффективных функций для коллективной работы, наши конференции теперь включают следующие возможности:

• упрощенная панель инструментов, которая позволяет легко включать AI Companion, демонстрировать свой экран и найти инструменты организатора;
• новый режим «Вид нескольких докладчиков», в котором выступающие пользователи представляются в более динамичном формате;
• параметры для добавления пользовательских цветовых тем и портретного освещения, которое затемняет фон и подсвечивает ваше изображение, чтобы выделить вас; организаторы также могут добавлять фоновые изображения для конференции;
• повышенное качество звука в открытой среде за счет индивидуальной звукоизоляции, что обеспечивает более четкое звучание голоса во время конференций и подавление фонового шума. 

Для гибридных и офисных сотрудников бронирование рабочего места становится привычной частью рабочего процесса. Если ранее для бронирования рабочего места вы использовали функцию Резервирование рабочего места на телефоне или в учетной записи Zoom на онлайн-портале, теперь можно делать это непосредственно из приложения Zoom Workplace на новой вкладке «Рабочие места». 

Более того, благодаря нашим интеллектуальным рекомендациям вам будет еще проще выбрать рабочее место. На вкладке «Рабочие места» щелкните значок робота слева, чтобы получить рекомендации, подготовленные с использованием ИИ, и подобрать наиболее удачный день для прихода в офис (в зависимости от того, когда рабочее место уже забронировано теми, с кем вы ведете коллективную работу) и само рабочее место (в зависимости от предпочтений и близости расположения к коллегам, с которыми вы чаще всего работаете вместе).

Уже не терпится начать работу с Zoom Workplace? Для того чтобы начать пользоваться описанными выше новыми возможностями, обновите приложение Zoom для ПК до версии 6.0 или более новой. 

Следите за новостями, чтобы не пропустить предстоящий выход функций, которые мы внедрим в ближайшие несколько месяцев, в том числе функции Помощь AI Companion, раскрывающей еще больше возможностей платформы.

Примечание редактора. Эта запись блога была изначально опубликована в июле 2016 года, в апреле 2024 года в нее были внесены изменения, чтобы отразить новейшие функции и продукты Zoom для коллективной работы.