Guia: como usar o chat do trabalho de forma eficaz

Ao configurar os canais de chat do trabalho, dê a eles nomes claros e descritivos para ajudar os colegas de equipe a localizar facilmente as conversas e encontrar informações específicas, como grupos sociais, atualizações de projetos ou canais de suporte. Certifique-se de definir e comunicar claramente o objetivo de cada canal e os participantes pretendidos para manter o foco e as discussões no caminho certo.

Além dos indicadores de status que mostram automaticamente se um contato está disponível, em uma reunião, em um evento de calendário ou off-line, definir uma mensagem de status permite que os membros da equipe saibam sua disponibilidade e qual sua situação no trabalho ao longo do dia, por exemplo, se você está ausente por estar doente, de férias ou em uma viagem de trabalho. Isso ajuda a gerenciar as expectativas de tempo de resposta e a reduzir as interrupções quando você está no modo foco.

Os chats do local de trabalho são destinados à comunicação eficiente e instantânea, portanto, seja claro e conciso em suas mensagens. Mantenha as conversas organizadas usando assuntos para discussões, usando @menções para alertar contatos específicos em um canal e evitando menções desnecessárias a @todos do canal para reduzir ao mínimo as notificações.

O uso de formatação de texto, como negrito, marcadores e títulos, facilita a leitura e a compreensão das suas mensagens. Isso melhora a legibilidade e ajuda a destacar informações importantes. Ao enviar um recurso, como um link, arquivo, imagem ou vídeo, certifique-se de dar a ele um título e indicar o que o recurso inclui. Isso facilita a localização do recurso usando a função de pesquisa.

Os canais de chat do trabalho ajudam a evitar reuniões desnecessárias e a acelerar o progresso dos projetos. Eles são ótimos para manter os colegas de equipe informados, fazer perguntas rápidas, debater ideias e compartilhar informações ou recursos pertinentes. No entanto, é igualmente importante saber quando ter conversas off-line, optando por usar o telefone ou reuniões virtuais para discussões mais complexas. 

Mantenha os limites entre trabalho e vida pessoal definindo claramente quais seus horários on-line e usando os recursos de não perturbe quando necessário. Isso ajuda a evitar o burnout e promove um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.

Mantenha seu espaço de chat organizado e eficiente fazendo regularmente uma limpeza. Arquivar canais antigos e criar pastas para organizar mensagens diretas e canais facilita a localização de informações e reduz a desordem digital.

A navegação na barra lateral do Team Chat oferece mais controle sobre as notificações e os insígnias no nível da aba, para que o usuário não fique sobrecarregado com as notificações ou com a rolagem interminável para encontrar um canal. O Team Chat também oferece recursos mais avançados de filtragem e classificação, com a capacidade exclusiva de arrastar, soltar e fixar abas.

O Team Chat permite que você agende uma reunião do Zoom diretamente em um canal, facilitando a reunião de todos os participantes do canal para uma discussão por vídeo.

Os "chats de reunião contínua" do Zoom são chats de grupo dedicados aos participantes da reunião (tanto as reuniões agendadas quanto as instantâneas). Eles permitem que você compartilhe recursos e pautas com todos antes de uma reunião, converse em tempo real durante uma reunião e continue as conversas após a reunião. Os resumos da reunião gerados pelo AI Companion* são enviados diretamente para o chat contínuo da reunião para que todos possam permanecer alinhados. Se um participante convidado perder a reunião, ele poderá acessar o chat contínuo da reunião para ler o resumo e se atualizar.

Os espaços compartilhados acabam com o problema de ter que adicionar manualmente cada membro da equipe a cada canal. Basta adicionar todos os canais relacionados ao seu projeto a um espaço compartilhado, e os membros da equipe no espaço compartilhado terão acesso automático a esses canais.

O Team Chat oferece suporte total a conversas segmentadas em canais, individualmente e em chat na reunião, o que ajuda você e outras pessoas a organizarem conversas para poder acompanhá-las com mais facilidade.

O Team Chat permite que você adapte suas comunicações às necessidades da sua organização por meio de integrações que ajudam a trazer os aplicativos corporativos mais usados para a sua experiência de chat do trabalho. Por exemplo, além do Zoom Docs, você pode usar o Microsoft Office ou o Google Workspace com o Team Chat, criando e compartilhando documentos sem sair do aplicativo Zoom.

O Zoom AI Companion* ajuda a simplificar os fluxos de trabalho para você ter mais produtividade. Compartilhe resumos da reunião gerados por IA e os próximos passos em um canal de chat, acompanhe as mensagens do grupo com resumos do AI Companion e peça ao AI Companion para redigir mensagens para você.