5 wskazówek dotyczących współpracy, które poprawią Twój dzień z nową platformą Zoom Workplace

Jednym z największych wyzwań związanych ze współpracą w dzisiejszym wieloaspektowym środowisku jest śledzenie wszystkich informacji, które są przekazywane między różnymi zespołami i projektami. Mnogość narzędzi do współpracy i pofragmentowana komunikacja sprawiają, że trudno jest zapewnić wszystkim taki sam poziom poinformowania. 

Dobrą wiadomością jest to, że współpraca ze współpracownikami, partnerami i klientami stała się o wiele łatwiejsza dzięki Zoom Workplace! Teraz mogą Państwo zasilić swój dzień pracy za pomocą jednej aplikacji, która zawiera Zoom AI Companion, naszegoasystenta AI, pomagającego ograniczyć przełączanie kontekstu, czas spędzony na szukaniu informacji i nieporozumienia. 

Asystent AI Companion jest obecny we wszystkich elementach Zoom Workplace, pomagając tworzyć wiadomości na czacie lub e-maile, organizować pomysły na tablicy i podsumowywać spotkania, rozmowy telefoniczne oraz wątki czatu. Nie tylko może pomóc Ci zaoszczędzić czas dzięki funkcjom takim jak priorytetyzacja poczty głosowej w Zoom Phone, ale również poprzez identyfikację kolejnych kroków na spotkaniu, usprawnienie sposobu pracy i maksymalizację produktywności na całej platformie.

Prawdziwa siła Zoom Workplace tkwi w tym, jak pomaga organizować dzień pracy wokół efektywnej współpracy, umożliwiając skuteczniejszy kontakt ze współpracownikami i bliższą współpracę nad projektami. Oto pięć rzeczy, które możesz zrobić, aby jak najlepiej wykorzystać nowe środowisko Zoom.

Spotkania są często centralnym punktem współpracy dla grupy lub projektu. Możesz odbywać cykliczne spotkania z tymi samymi osobami co tydzień, aby omówić postępy w realizacji konkretnego projektu, musisz też być na bieżąco ze wszystkim, co się dzieje pomiędzy tymi spotkaniami. 

Następnym razem, gdy będziesz tworzyć nowe spotkanie (lub serię spotkań cyklicznych), upewnij się, że włączona jest opcja ciągłego czatu podczas spotkania. Spowoduje to utworzenie trwałego kanału czatu do danego identyfikatora spotkania.

Możesz czatować z grupą przed spotkaniem, kontynuować dyskusję podczas spotkania i  toczyć rozmowy między spotkaniami. Wszystkie dokumenty, obrazy i pliki udostępnione podczas spotkania można dodać do zakładki Zasoby w ciągłym czacie podczas spotkania — zostaną one uporządkowane według typu zasobu, aby każdy mógł łatwo znaleźć to, czego potrzebuje.

W nowych, uproszczonych zakładkach Kalendarz i Spotkania w Zoom Workplace możesz kliknąć każdą kartę spotkania, aby otworzyć pełne szczegóły danego spotkania. Z tego miejsca możesz przesłać dodatkowe materiały dotyczące spotkania, w tym program i tablice, aby inni uczestnicy wiedzieli, gdzie je znaleźć. Tutaj uzyskasz również dostęp do ciągłego czatu podczas spotkania, a także rozpoczniesz czat lub wyślesz e-mail do zaproszonego użytkownika.

Aby wypróbować ten nowy widok, kliknij Ustawienia w portalu konta. Przełącz ustawienie, aby włączyć nową zakładkę Spotkania (upewnij się, że Twój kalendarz Google lub Microsoft 365 jest podłączony lub rozpocznij prace z Zoom Mail i Zoom Calendar). Następnie kliknij zakładkę Kalendarz w Zoom Workplace, aby wyświetlić swój harmonogram i dodać lub przejrzeć materiały do nadchodzących spotkań.

Jeśli zarządzasz zespołem, możesz ułatwić swoim współpracownikom angażowanie się we wszystkie istotne rozmowy. Utwórz przestrzeń udostępnioną w Zoom Team Chat i dodaj wszystkich członków swojego zespołu, a następnie wszystkie kanały czatu, które powinni znać, od kanału dla całego działu po konwersacje dotyczące poszczególnych projektów — wszyscy w tej przestrzeni zostaną automatycznie dodani do kanałów, do których jeszcze nie należą. W miarę rozrastania się zespołu możesz łatwo dodawać nowych członków do przestrzeni udostępnionej i oszczędzać czas podczas procesu wdrażania, zapewniając nowym członkom dostęp do wszystkich potrzebnych kanałów, zamiast ręcznie dodawać ich do każdego kanału z osobna.

Aby rozpocząć, przejdź do zakładki Czat zespołowy i kliknij ikonę +, a następnie wybierz przestrzeń udostępnioną. Możesz nazwać swoją przestrzeń, dodać członków (możesz nawet dodać istniejący kanał) i dostosować swoje preferencje. Po utworzeniu przestrzeni kontynuuj dodawanie członków i kanałów, biorąc pod uwagę potrzeby swojego zespołu.

Spotkania wideo są podstawą komunikacji i współpracy zespołów, zwłaszcza gdy pracownicy, klienci, partnerzy i dostawcy znajdują się w różnych lokalizacjach. To stare środowisko spotkania może jednak powodować znużenie, a tym samym brak zaangażowania ze strony uczestników.

Dzięki naszemu nowemu środowisku Zoom Meetings współpraca jest łatwiejsza i dostępna na wyciągnięcie ręki. Możesz teraz udostępniać i współedytować tablicę oraz notatki, a także współpracować nad dokumentami w usługach, takich jak Dysk Google, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box i Microsoft Sharepoint, bezpośrednio na spotkaniu — koniec z przełączaniem się między oknem spotkania a otwartym dokumentem. Wypróbuj, klikając Udostępnij i wybierając zakładkę Dokumenty. 

Oprócz tych przydatnych funkcji współpracy nowe środowisko spotkań obejmuje:

• Uproszczony pasek narzędzi, dzięki któremu możesz łatwo włączyć asystenta AI Companion, udostępnić swój ekran i znaleźć narzędzia prowadzącego.
• Nowy widok wielu mówców, który pozwala na bardziej dynamiczne spojrzenie na osoby aktywnie mówiące.
• Opcje odświeżenia wyglądu okna spotkania dzięki nowym niestandardowym kolorom motywu i oświetleniu portretowemu, które przyciemnia tło, jednocześnie podkreślając Ciebie, aby pomóc Ci się wyróżnić. Prowadzący mogą również dodawać tapety do spotkania.
• Lepszą jakość dźwięku w otwartych przestrzeniach dzięki spersonalizowanej izolacji dźwięku, która pomaga wyodrębnić Twój głos podczas spotkania i pomaga stłumić hałas w tle. 

Rezerwacja biurka staje się powszechną częścią doświadczenia w miejscu pracy dla pracowników hybrydowych lub biurowych. Do tej pory do rezerwacji miejsc do pracy trzeba było korzystać z Rezerwacji miejsc do pracy na telefonie lub w portalu internetowym Zoom — teraz możesz to zrobić bezpośrednio z aplikacji Zoom Workplace, korzystając z naszej nowej zakładki Miejsca do pracy. 

Możesz nawet uzyskać dodatkową pomoc w wyborze swojego miejsca do pracy dzięki naszym inteligentnym rekomendacjom. W zakładce Miejsca do pracy kliknij ikonę robota po lewej stronie, aby uzyskać opartą na sztucznej inteligencji rekomendację dotyczącą najlepszych dni na przyjście do biura (w zależności od tego, kiedy osoby, z którymi najczęściej współpracujesz, zarezerwowały biurko) i najlepszego miejsca, przy którym możesz usiąść (w zależności od Twoich preferencji i bliskości osób, z którymi najczęściej współpracujesz).

Nie możesz się doczekać, aby rozpocząć pracę z Zoom Workplace? Zaktualizuj aplikację komputerową Zoom do wersji 6.0 lub nowszej, aby zacząć korzystać z nowych funkcji i środowisk wymienionych powyżej. 

Trzymaj rękę na pulsie — w ciągu najbliższych kilku miesięcy udostępnimy nowe funkcje, w tym Zapytaj asystenta AI Companion, które jeszcze bardziej usprawnią korzystanie z całej platformy.

Uwaga redaktora: ten wpis został pierwotnie opublikowany w lipcu 2016 r. i w kwietniu 2024 r. został zaktualizowany o najnowsze funkcje i produkty Zoom do współpracy.