Guide: Effektiv användning av chatt på jobbet

När du skapar chattkanaler för jobbet bör du ge dem tydliga och beskrivande namn som gör det enkelt för medarbetarna att hitta konversationer och specifik information, t.ex. sociala grupper, projektuppdateringar eller supportkanaler. Se till att tydligt definiera och kommunicera varje kanals syfte och tilltänkta deltagare för att behålla fokus och hålla diskussionerna på rätt spår.

Förutom statusindikatorer som automatiskt visar om en kontakt är tillgänglig, i ett möte, i en kalenderhändelse eller offline, kan du ange ett statusmeddelande så att teammedlemmarna vet hur tillgänglig du är och hur du arbetar under dagen, t.ex. om du är sjuk, på semester eller reser i jobbet. Detta bidrar till att hantera förväntningar på svarstider och minska avbrott när du är i fokusläge.

Chattar på jobbet är avsedda för effektiv och omedelbar kommunikation, så var tydlig och kortfattad i meddelandena för att bibehålla effektiviteten. Håll konversationerna organiserade genom att använda trådar för diskussioner, använda @omnämnanden för att meddela specifika kontakter inom en kanal och undvik onödiga @alla omnämnanden i en kanal för att minimera antalet aviseringar.

Genom att använda textformatering som fetstil, punktlistor och rubriker blir dina meddelanden lätta att läsa och förstå. Detta förbättrar läsbarheten och framhäver viktig information. När du skickar en resurs, t.ex. en länk, fil, bild eller video, se till att ge den en titel och ange vad resursen innehåller – det gör det lättare för andra att hitta den med hjälp av sökfunktionen.

Med hjälp av chattkanaler kan ni undvika onödiga möten och hantera projekten snabbare. De passar bra för att hålla teammedlemmar informerade, ställa snabba frågor, brainstorma idéer och dela relevant information eller resurser. Det är dock lika viktigt att veta när man ska ta samtalen offline genom att flytta mer komplexa diskussioner till telefonsamtal eller virtuella möten. 

Upprätthåll gränser mellan arbete och privatliv genom att sätta tydliga online-tider och använda stör ej-funktioner när det behövs. Detta förebygger utbrändhet och främjar balansen mellan arbete och fritid.

Håll ordning bland chattarna med regelbundna städaktiviteter. Genom att arkivera gamla kanaler och skapa mappar för att organisera direktmeddelanden och kanaler blir informationen lättare att hitta och den digitala röran minskar.

Team Chats sidofältnavigering ger mer kontroll över märkningar och aviseringar på fliknivå, så att användaren inte överväldigas av aviseringar eller scrollar i oändlighet för att hitta en kanal. Team Chat erbjuder också mer avancerade filtrerings- och sorteringsfunktioner, med den unika möjligheten att dra, släppa och fästa flikar.

Med Team Chat kan du schemalägga ett Zoom-möte direkt från en kanal, vilket gör det enkelt att samla alla deltagare i kanalen för en videodiskussion.

Zooms ”kontinuerliga möteschattar” är dedikerade gruppchattar för mötesdeltagare (både schemalagda och ad hoc-möten). Med dessa går det att dela resurser och dagordningar för möten med alla före ett möte, chatta i realtid under ett möte och fortsätta konversationerna efter att mötet har avslutats. Sammanfattningar av möten som genererats av AI Companion* skickas direkt till den kontinuerliga möteschatten så att alla är uppdaterade. Om en inbjuden deltagare missar mötet kan hen besöka chatten för det kontinuerliga mötet för att läsa sammanfattningen och komma ikapp.

Delade utrymmen eliminerar problemet med att manuellt behöva lägga till alla teammedlemmar i alla kanaler. Lägg bara till alla kanaler som är relaterade till ditt projekt i ett delat utrymme, så får teammedlemmarna i det delade utrymmet automatiskt åtkomst till dessa kanaler.

Team Chat har fullt stöd för konversationstrådar i kanaler, enskilda konversationer och möteschattar, vilket hjälper dig och andra att organisera konversationer så att du lättare kan följa med i dem.

Team Chat gör att du kan skräddarsy kommunikationen efter organisationens behov genom integreringar som hjälper dig att inkludera de mest använda företagsapparna i chattar. Förutom Zoom Docs kan du till exempel använda Microsoft Office eller Google Workspace med Team Chat för att skapa och dela dokument utan att lämna Zoom-appen.

Zoom AI Companion* bidrar till att effektivisera arbetsflödena och få mer gjort. Dela AI-genererade mötessammanfattningar och nästa steg i en chattkanal, uppdatera gruppmeddelanden med sammanfattningar från AI Companion och be AI Companion att skriva utkast till meddelanden.